Est-ce que les cachets professionnels utilisés par les entreprises du BTP, les plombiers ou les électriciens ont une valeur juridique ? Cette question est souvent posée, surtout à l’ère de la numérisation et de la signature électronique, qui est de plus en plus utilisée pour formaliser des documents tels que les contrats commerciaux, les devis, les promesses de travaux, etc.
Nous allons tout vous expliquer sur le tampon ou cachet encreur, qui reste un élément essentiel de la gestion administrative quotidienne des entreprises du BTP en 2022. En effet, beaucoup se demandent encore s’il est toujours utilisé dans les entreprises et s’il a une signification juridique.
Quels sont les différents types de tampons utilisés dans le secteur du bâtiment ?
Il existe une grande variété de tampons encreurs utilisés dans l’administration des entreprises BTP. Parmi eux, on trouve le tampon à date, utilisé pour l’arrivée du courrier et la réception des factures, ainsi que le tampon à facture, utilisé pour la validation et le paiement des factures, et bien d’autres encore.
Il existe d’autres types de tampons personnalisés qui permettent d’apposer différents libellés tels que « Duplicata », « Payé sur », « Numérateur », « RH », etc. Ces outils de bureau simplifient la gestion et la distribution des documents à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise. Bien qu’il n’y ait pas de réglementation spécifique régissant ces tampons, ceux portant le nom et l’adresse de l’entreprise doivent comporter des informations spécifiques pour être conformes aux normes légales en vigueur.
Quelles sont les informations que doit comporter un tampon d’entreprise ?
Les tampons encreurs portant le nom et l’adresse de l’entreprise doivent comporter certaines informations spécifiques en plus de la raison sociale, comme l’adresse complète, le numéro de téléphone, ainsi que des informations sur la forme juridique et l’identité administrative. Que vous soyez artisan du bâtiment, spécialiste de l’économie d’énergie et de l’isolation, électricien ou décorateur d’intérieur, les informations figurant sur le tampon doivent indiquer s’il s’agit d’une SARL, d’une SAS, d’une EURL, etc.
Le cachet d’entreprise doit également inclure le numéro d’identification de l’entreprise, tel que le Siren, le Siret ou le code APE. En outre, le cachet peut comporter le numéro de TVA intracommunautaire de l’entreprise et le montant total du capital social.
Bien que le cachet doit comporter toutes les informations nécessaires pour identifier l’entreprise, il convient de noter que les tampons ont des limites de caractères et de longueur, ce qui peut rendre impossible l’inclusion de toutes les informations mentionnées précédemment. Ainsi, il est important de sélectionner les informations les plus importantes pour votre activité afin de les inclure sur votre cachet.
Quelle est la valeur juridique d’un tampon encreur commercial et quelles sont les obligations légales ?
Au premier abord, la valeur juridique des cachets d’entreprise dans le secteur de la construction, ainsi que dans d’autres secteurs, peut ne pas être claire.
En effet, bien que largement utilisé dans les entreprises pour leur administration, le cachet d’entreprise ne semble pas être réglementé. Il s’agit plutôt d’un cachet d’identification de l’entreprise qui contient des informations permettant de vérifier et de valider l’entreprise. Contrairement à d’autres documents officiels tels que les contrats ou les devis, la fabrication d’un tampon ne nécessite pas de démarches administratives, mais sa conception doit respecter certaines normes pour lui donner un caractère officiel lors de son utilisation.
Comment valider légalement un tampon d’entreprise ?
Comme mentionné précédemment, le cachet de société n’a pas de valeur juridique en soi. Toutefois, lorsqu’il est associé à la signature manuelle de la personne en charge de l’entreprise, il peut acquérir une valeur juridique. La signature manuelle est ce qui confère de la validité au document estampillé, à condition que la personne qui signe dispose du pouvoir de le faire. En substance, une procuration est un document officiel attestant que la direction a accordé à une personne donnée l’autorisation de signer des documents au nom de l’entreprise.
Il est important de souligner que la validité juridique d’un document estampillé dépend de la personne qui a l’autorité pour lui donner une telle validité.
Pourquoi utiliser un tampon encreur dans votre entreprise ?
Dans le domaine du BTP ou dans des secteurs d’activités similaires, la réalisation fréquente de devis et de factures peut engendrer une tâche fastidieuse consistant à recopier manuellement les informations de votre entreprise. Pour simplifier cette tâche et rendre vos documents plus lisibles, il peut être judicieux d’opter pour des tampons encreurs professionnels.
Il est essentiel que votre entreprise indique sa forme juridique, telle que SARL, SAS, etc., ainsi que son SIRET et ses coordonnées sur les devis et factures. Pour respecter les normes professionnelles, il vous suffit d’apposer votre signature sur le document.
Pour améliorer la lisibilité et le professionnalisme de vos devis et factures, il est recommandé d’acheter un tampon encreur personnalisé sur tglcreation.com. Vous pouvez y insérer les données de votre entreprise telles que la forme juridique, le SIRET et vos coordonnées. En utilisant un tampon encreur, vous pouvez rendre vos documents plus lisibles et donner une image plus professionnelle à votre entreprise aux yeux de vos clients.
