Logiciels GED : Les 15 Meilleurs en 2023

Vous recherchez le meilleur logiciel de gestion électronique de documents pour votre entreprise ? Ne cherchez plus ! Dans cet article, nous avons rassemblé les 15 meilleurs logiciels de GED du marché avec des fonctionnalités avancées pour organiser, stocker et récupérer efficacement des documents électroniques. Que vous soyez une start-up ou une multinationale, vous trouverez le logiciel GED qui correspond le mieux à vos besoins. Découvrez notre liste exclusive des 15 meilleurs logiciels de GED et optimisez dès aujourd’hui votre gestion documentaire !

Les logiciels GED en #Short

  • Définition du logiciel EDM : Un système informatique qui organise, stocke et récupère efficacement les documents électroniques.
  • Pourquoi utiliser ?
    • Accès facile aux documents
    • Contrôle de version efficace
    • Sécurité améliorée
    • Réduire les coûts de stockage
  • Les 15 meilleurs logiciels :
    • Zendock
    • oodrive
    • logiciel de documentation
    • en plein air
    • abeille ouverte
    • Nuxeo
    • Fichier M
    • Qualification
    • Microsoft SharePoint
    • Documents Zoho
    • Dokmi
    • dossier en attente
    • Suite ECO ELO
    • plateforme eXo
    • Appic Documents
  • Critères à prendre en compte pour choisir le bon logiciel : Fonctionnalités – Compatibilité – Facilité d’utilisation – Coût – Qualité du support client – Niveau de sécurité – Options de personnalisation

Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?

La gestion électronique des documents (GED) est devenue une partie importante de la gestion des informations d’entreprise. Mais qu’est-ce qu’un logiciel GED exactement ?

Le logiciel GED est un système informatique qui vous aide à organiser, stocker et récupérer efficacement des documents électroniques

Le logiciel GED peut fournir de nombreuses fonctionnalités telles que : B. Numérisation de documents, reconnaissance optique de caractères, gestion du flux de travail, recherche avancée. Il peut être intégré à d’autres systèmes d’information tels que les systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM), les systèmes de gestion de la qualité et les systèmes ERP. 

Pourquoi utiliser un logiciel de Gestion Électronique des Documents ?

Dans un monde où l’information devient de plus en plus importante, la gestion des documents est essentielle pour les entreprises de toutes tailles. Un logiciel de gestion électronique de documents fournit des solutions efficaces pour organiser, stocker et récupérer des documents électroniques. Mais pourquoi utiliser un logiciel GED ?

Tout d’abord, le logiciel GED permet un accès facile aux documents. Cela permet à tous les documents électroniques d’être stockés dans un emplacement central et accessibles à tous les utilisateurs autorisés. Cela élimine le besoin de parcourir des dossiers papier à la recherche de documents spécifiques. Trouvez le document dont vous avez besoin en quelques clics.

Un logiciel de gestion électronique de documents permet également un contrôle efficace des versions. Les modifications apportées au document sont enregistrées dans une piste d’audit, vous aidant à comprendre qui a modifié le document, quand et pourquoi. Vous pouvez également suivre l’historique des modifications. Ceci est très utile dans le cadre du contrôle qualité. 

Le logiciel GED offre également des fonctionnalités de sécurité avancées telles que la gestion des droits d’accès, les signatures électroniques et le cryptage des données. Cela garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents et protéger les données sensibles contre les violations de données.

Enfin, les logiciels GED peuvent réduire les coûts de stockage, de gestion et de distribution des documents. Il réduit également les coûts associés aux erreurs dans le traitement manuel des documents. La numérisation des documents réduit également les besoins de stockage des documents papier, offrant des avantages financiers importants.

Les 15 meilleurs logiciels GED

1. Zeendoc

Zeendoc est un logiciel de gestion de documents électroniques simple et intuitif qui permet aux entreprises de stocker, d’organiser et de gérer en toute sécurité des documents électroniques. Il est plutôt conçu pour les petites entreprises à la recherche d’une solution EDM facile à utiliser et efficace.

Le logiciel offre de nombreuses fonctionnalités avancées pour la gestion électronique des documents, notamment :

  • Numérisation : Les utilisateurs peuvent facilement numériser et importer des documents papier tels que des contrats, des factures et des devis et les stocker dans un espace de stockage en ligne sécurisé. 
  • Recherche avancée : trouvez rapidement des documents en fonction de critères tels que le nom du fichier, le contenu du document ou des mots-clés pertinents. 
  •  Gestion des flux de travail : les utilisateurs peuvent créer des flux de travail personnalisés pour gérer les processus liés aux documents tels que la vérification, les signatures électroniques et les approbations. 
  • Contrôle de version
  • Collaboration : les utilisateurs peuvent partager des documents avec d’autres membres de l’équipe en temps réel, discuter de documents, laisser des commentaires et attribuer des tâches. 
  • Intégration avec Microsoft Office

Concernant la sécurité, Zeendoc utilise des protocoles de sécurité avancés tels que le cryptage SSL/TLS pour protéger les documents stockés dans votre espace de stockage. Les utilisateurs peuvent également définir des autorisations de document pour contrôler qui peut afficher, modifier ou supprimer chaque document.

En résumé, Zeendoc est un logiciel de GED simple et efficace qui offre des fonctionnalités avancées pour la gestion électronique des documents, la recherche, la gestion des workflows, la collaboration et la sécurité. Parfait pour les petites entreprises à la recherche d’une solution EDM facile à utiliser et abordable.

2. Oodrive

Oodrive est un logiciel de GED sécurisé qui offre des fonctionnalités avancées de gestion électronique de documents. Il s’adresse plutôt aux grandes entreprises et organisations à la recherche d’une solution GED avec un haut degré de sécurité.

Le logiciel offre toutes sortes de fonctionnalités de gestion électronique de documents (numérisation, gestion du flux de travail, contrôle de version, recherche avancée, collaboration, etc.).

Les utilisateurs peuvent facilement numériser des documents papier, importer des documents électroniques, créer des flux de travail personnalisés, suivre l’historique des versions de documents et collaborer directement avec des collègues .

En matière de sécurité, Oodrive adhère aux normes de sécurité les plus strictes telles que la norme ISO 27001 et utilise des protocoles de sécurité avancés tels que le cryptage SSL/TLS et la double authentification pour protéger les documents stockés dans votre espace de stockage.

Oodrive est donc le logiciel GED idéal pour les grandes entreprises et organisations à la recherche d’une solution GED à haute sécurité.

3. DocuWare

DocuWare est un logiciel GED destiné aux entreprises à la recherche d’une solution GED facile à utiliser et personnalisable. Ce logiciel offre les fonctionnalités suivantes :

  •  numérisation
  • Reconnaissance optique de caractères (OCR)
  • Gestion des flux de travail
  • contrôle de version
  • recherche détaillée
  • coopération

La reconnaissance optique des caractères permet aux utilisateurs de convertir des documents numérisés en texte modifiable, ce qui facilite la recherche et la modification des documents.

En matière de personnalisation, DocuWare offre une grande flexibilité pour répondre aux besoins de toute entreprise. Les utilisateurs peuvent personnaliser l’interface utilisateur, créer des champs personnalisés pour les métadonnées de document et définir des autorisations de document.

Si vous recherchez une solution de gestion électronique de documents personnalisable, DocuWare est peut-être le logiciel qu’il vous faut. La reconnaissance optique des caractères permet aux utilisateurs de convertir des documents numérisés en texte modifiable, ce qui facilite la recherche et la modification des documents.

4. Alfresco

Alfresco est un logiciel de gestion de documents électroniques open source qui est flexible pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Il est conçu pour les entreprises à la recherche d’une solution GED avec une grande flexibilité et une personnalisation facile.

Comme tous les logiciels de ce type, Alfresco offre aux utilisateurs des fonctionnalités avancées telles que la numérisation, la reconnaissance optique des caractères, la gestion des workflows et le contrôle des versions.

 Alfresco excelle à fournir une grande flexibilité pour s’adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise. Les utilisateurs peuvent personnaliser l’interface utilisateur, créer des champs personnalisés pour les métadonnées de document et définir des autorisations de document. 

5. OpenBee

OpenBee est un bon outil pour tout type d’entreprise tant que vous souhaitez investir dans un logiciel EDM facile à utiliser. Le logiciel offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour la gestion électronique de documents et s’efforce toujours d’en simplifier la prise en main. Cela le rend accessible à tous, même aux membres de l’entreprise qui ne maîtrisent pas l’informatique. 

OpenBee est un logiciel GED intuitif et facile à utiliser qui offre un large éventail de fonctionnalités pour la gestion électronique des documents, la reconnaissance optique des caractères, la gestion des flux de travail, la recherche avancée, la collaboration et la personnalisation. Il est donc idéal pour les entreprises de toutes tailles à la recherche d’une solution GED intuitive et simple d’utilisation.

Et les 10 autres ?

Après avoir présenté les cinq premiers logiciels de GED, voici les 10 suivants qui ont retenu notre attention. En général, tous les logiciels de GED ont les mêmes fonctionnalités principales, leur présentation n’est donc pas très détaillée. Cependant, voici 10 autres logiciels GED et leurs spécialités :

 6. Nuxeo : Le logiciel Nuxeo est unique dans sa capacité à gérer de grandes quantités de données et des contenus numériques complexes. Nuxeo est un logiciel de GED open source qui fournit une plateforme complète de gestion de contenu numérique, conçue pour les grandes entreprises et les organisations ayant des besoins assez avancés en matière de gestion de documents. 

7. M-Files : M-Files excelle dans la classification de documents basée sur le contenu. Il cible les entreprises de toutes tailles.

 8. Qualios : Qualios est une solution GED complète et intégrée, parfaite pour les entreprises à la recherche d’un logiciel pouvant répondre aux exigences réglementaires les plus strictes. 

9. Microsoft SharePoint : Ce logiciel GED fait partie de la suite Office 365 et est entièrement intégré à toutes les autres solutions Microsoft. 

10. Zoho Docs : Ce qui distingue Zoho Docs, c’est sa capacité à fournir une solution de gestion de documents basée sur le cloud, facile à utiliser et flexible. 

11. Dokmee : Les outils fournis par Dokmee assurent une sécurité renforcée pour les entreprises clientes. 

12. FileHold : FileHold est l’un des logiciels EDM les plus complets du marché. Ses fonctionnalités avancées et sa grande flexibilité en font un choix idéal pour tous les types d’entreprises. 

13. ELO ECO Suite : cet outil s’intègre parfaitement à une variété d’autres applications, vous donnant accès à des outils que vous connaissez déjà et avec lesquels vous êtes familier, afin que vous puissiez travailler plus efficacement. 

14. eXo Platform : eXo Platform est un logiciel GED particulier dans le sens où il est très axé sur la collaboration avec un large panel de fonctions de communication et de gestion de projet. 

15. Appic Documents : Appic Documents est destiné aux PME qui souhaitent une solution tout-en-un mais facile à apprendre et à apprendre. 

Comment choisir le bon logiciel pour la gestion en ligne de ses documents ?

Le choix du bon logiciel de gestion de documents en ligne dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Si vous rencontrez des difficultés pour choisir le meilleur logiciel EDM pour vos besoins, tenez compte des critères suivants.

  1.  Fonctionnalités : assurez-vous que votre logiciel offre les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin (analyse, gestion des flux de travail, contrôle de version, recherche avancée, sécurité, collaboration, etc.). 
  2. Compatibilité des documents : S’assurer que le logiciel GED est compatible avec les types de documents utilisés (Word, Excel, PDF, etc.) et les autres systèmes d’information tels que les systèmes de gestion, le contenu d’entreprise (ECM) et les systèmes ERP À faire. .
  3. Facilité d’utilisation : choisissez plutôt un logiciel facile à utiliser et à comprendre, avec une interface intuitive qui permet à tous les membres de votre organisation de travailler efficacement, quel que soit leur niveau de compétence. 
  4. Coût : évaluez le coût de votre logiciel de GED (n’oubliez pas d’inclure les frais annexes tels que les coûts d’installation, de maintenance et de mise à niveau). 
  5. Support client : choisissez toujours un outil qui offre un excellent support client et une assistance technique en cas de problème. 
  6. Sécurité : Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez offre des fonctions de sécurité solides pour vraiment protéger vos données. 
  7. Personnalisation : si votre logiciel GED peut être personnalisé en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, c’est un gros avantage. 

Le choix du bon logiciel de gestion de documents en ligne dépend donc des besoins spécifiques de votre entreprise. En utilisant les critères ci-dessus, prenez votre temps pour évaluer les différentes options disponibles sur le marché et choisissez le meilleur logiciel GED pour votre entreprise.

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